Реєстрація ФОП на єдиному податку для роботи в Польщі

Робота українських спеціалістів у Польщі все частіше здійснюється в форматі дистанційного співробітництва з іноземними замовниками. У таких умовах одним з найбільш зручних і вигідних інструментів ведення діяльності залишається реєстрація фізичної особи-підприємця (ФОП) на єдиному податку в Україні. Такий формат дозволяє оптимізувати податкове навантаження, спростити бухгалтерський облік і легалізувати доходи при фактичному перебуванні за кордоном.

Разом з тим, поєднання статусу ФОП в Україні та проживання в Польщі вимагає врахування ряду правових і податкових нюансів: визначення податкового резидентства, дотримання вимог польського та українського законодавства, правильного оформлення договорів і фінансових операцій.

У даній статті розглядаються ключові аспекти реєстрації та використання ФОП на єдиному податку для роботи в Польщі: правові підстави, порядок дій, основні ризики та практичні рекомендації для підприємців, які ведуть діяльність між двома юрисдикціями.

Вибір оптимальної групи єдиного податку для роботи з польськими контрагентами

При плануванні співпраці з компаніями з Польщі ключовим фактором стає не лише ставка податку, але й вимоги контрагентів до статусу вашого бізнесу. Часто європейські партнери очікують прозорої звітності, можливості укладати довгострокові договори та отримувати закриваючі документи, оформлені відповідно до їх внутрішніх процедур. Тому при виборі режиму важливо оцінити: обсяг передбачуваних доходів, валюту розрахунків, необхідність реєстрації платником ПДВ та допустиму структуру витрат. Для роботи з міжнародними замовниками особливо важливі такі критерії, як стабільність умов оподаткування та мінімальні обмеження на види діяльності.

• Обсяг доходу — співвіднесіть плановану виручку з лімітами обраної групи;
• Тип послуг — IT, консалтинг, маркетинг та креативні послуги в пріоритеті у польських контрагентів;
• Наявність ПДВ — уточніть у партнера, потрібно чи йому, щоб ви були платником VAT/ПДВ;
• Валюта і форма розрахунків — готовність працювати за безготівковим розрахунком в EUR/PLN;
• Документообіг — швидкість виставлення актів/інвойсів та можливість двомовних документів.

Покроковий алгоритм реєстрації ФОП для співпраці з польськими компаніями

Почніть з підготовки базового набору даних: дійсний закордонний паспорт, ідентифікаційний код, український номер телефону та адреса реєстрації. Далі виберіть відповідний КВЕД з орієнтацією на IT-послуги, маркетинг, консалтинг або інший вид віддаленого сервісу, який зазвичай запитують польські контрагенти. Через портал «Дія» або за допомогою кваліфікованого електронного підпису подайте заяву на відкриття ФОП, паралельно вибравши спрощену систему оподаткування и 3-тю групу єдиного податку. При реєстрації одразу вкажіть ставку з ПДВ або без ПДВ (найчастіше польським компаніям достатньо статусу без ПДВ, якщо робота йде B2B-послуги без складних схем імпорту/експорту). Після підтвердження реєстрації отримайте витяг з ЄДР — саме його зазвичай просять польські партнери як перший юридичний документ.

Наступний блок кроків пов'язаний з налаштуванням документообігу та фінансів. Відкрийте підприємницький рахунок у банку з можливістю валютних надходжень в євро та злотих, а також підключіть інтернет-банкінг з експортом виписок у форматі PDF/CSV — це спростить доказ походження коштів у Польщі. Підготуйте базовий пакет шаблонів:

• договір надання послуг двома мовами (українська/англійська або українська/польська);
• акт виконаних робіт з прив'язкою до періоду та ставки;
• рахунок-фактура з вказівкою реквізитів ФОП та IBAN;
• політику щодо захисту персональних даних, якщо працюєте з користувацькими даними.

Для зручності погодження з польською стороною структурируйте ключову інформацію про свій статус наступним чином:

Податкові ризики та вимоги комплаєнсу при роботі ФОП на єдиному податку в Польщі

Робота за контрактами з польськими компаніями через ФОП на єдиному податку вимагає особливої уваги до доказів реальності діяльності та прозорості грошових потоків. До ключових зон контролю належать джерело коштів, документальне підтвердження наданих послуг, а також відсутність ознак «фіктивного підприємництва» або трудових відносин, замаскованих під цивільно-правові договори. Критично вибудувати внутрішній облік, зокрема зберігати договори, акти, переписку та технічні завдання, щоб при запитах контролюючих органів можна було швидко підтвердити економічну суть операцій та ділову мету співпраці з польським контрагентом.

Для зниження ризиків варто заздалегідь адаптувати податкові та комплаєнс-процеси під вимоги як українського, так і польського законодавства. На практиці це означає впровадження внутрішніх регламентів та чітке розмежування особистих і бізнес-витрат, а також регулярний моніторинг змін у податкових правилах обох країн.

• Перевірка контрагентів: верифікація польської компанії за реєстрами, запит базового пакету установчих документів.
• Дотримання лімітів єдиного податку: контроль обігу та видів діяльності, щоб не втратити право на спрощену систему.
• Коректне визначення податкового резидентства: аналіз центру життєвих інтересів та днів перебування в Польщі.
• Антивідмивочні процедури: фіксація джерела коштів, перевірка незвичних платежів і запитів від замовника.

Рекомендації щодо оформлення договорів і первинної документації з польськими партнерами

При підготовці договорів з контрагентами з Польщі важливо заздалегідь узгодити не лише предмет угоди, але й податковий статус сторін. Включайте в текст договору реквізити ФОП, вказівку на систему оподаткування та формулювання про те, що кожна сторона самостійно відповідає за сплату своїх податків і внесків. Обов'язково фіксуйте застосовне право і компетентний суд, а також порядок вирішення спорів (наприклад, попередній претензійний порядок). Рекомендується використовувати двомовні шаблони (польська/українська або польська/англійська) і звіряти термінологію з місцевим бухгалтером або юристом.

• Рахунки та акти — оформляйте в одному стилі, з однаковими реквізитами ФОП і польської компанії, вказуйте номер договору і період надання послуг.
• Опис послуг — формулюйте коротко і однозначно, уникайте загальних фраз на кшталт «консультаційні послуги» без розшифровки.
• Валюта і курс — закріпіть валюту розрахунків (PLN, EUR) і спосіб перерахунку в гривню для обліку доходу ФОП.
• Первинні документи — зберігайте скани з підписами та печатками (при їх використанні в Польщі), а оригінали систематизуйте за контрагентами та роками.

Зробимо висновки

На завершення відзначимо, що реєстрація ФОП на єдиному податку для роботи в Польщі вимагає уважної підготовки, розуміння українського та польського нормативного поля, а також чіткого планування подальшої діяльності. Грамотний вибір системи оподаткування, коректне оформлення документів та дотримання вимог як українського, так і польського законодавства мінімізують ризики та створюють основу для стабільного ведення бізнесу.

Перед прийняттям остаточного рішення доцільно проконсультуватися з профільним бухгалтером або юристом, щоб врахувати індивідуальні особливості вашої ситуації, специфіку надаваних послуг та вимоги замовників у Польщі. Такий підхід дозволить вибудувати прозору та стійку модель роботи, оптимізувати податкове навантаження та забезпечити правову захищеність вашої підприємницької діяльності.