Як білорусам законно і швидко відкрити фірму в Польщі

Відкриття компанії в Польщі стає для білоруських підприємців все більш актуальним інструментом для виходу на ринок ЄС, захисту капіталу та розвитку міжнародного бізнесу. Однак, незважаючи на привабливі умови, ключовим питанням залишається дотримання всіх юридичних вимог і мінімізація термінів реєстрації. Важливо не тільки правильно вибрати правову форму і систему оподаткування, але й заздалегідь підготуватися до процедур, пов'язаних з отриманням ідентифікаційних номерів, відкриттям банківського рахунку та взаємодією з державними реєстрами.

У даній статті розглядаються практичні аспекти, пов'язані з законним і оперативним відкриттям фірми в Польщі білоруськими громадянами. Ми поетапно розберемо, які документи необхідні, які варіанти реєстрації доступні, які основні юридичні та податкові нюанси, а також які рішення дозволяють суттєво скоротити час запуску бізнесу. Такий підхід дозволить підприємцям уникнути типових помилок і оптимізувати процес виходу на польський ринок.

Вибір оптимальної правової форми та видів діяльності для фірми в Польщі

Перш ніж подавати документи, важливо визначити, в якому форматі буде працювати ваш бізнес: індивідуальне підприємництво (JDG), товариство з обмеженою відповідальністю. або, наприклад, просте товариство. Для білорусів на старті найчастіше оптимальний варіант з обмеженою відповідальністю: він відокремлює особисте майно від ризиків фірми, полегшує залучення партнерів і виглядає більш солідно для банків і контрагентів. ІП підійде тим, хто планує надавати послуги самостійно, без складної структури співробітників і інвесторів, і готовий нести необмежену відповідальність. Важливо також заздалегідь продумати, чи знадобиться вам статус платника ПДВ і які податкові режими можливі саме при вибраній формі.

• Послуги IT та консалтинг — код PKD у сфері програмування, маркетингу, бізнес-послуг.
• Торгівля — оптова та роздрібна, включаючи інтернет-магазини та маркетплейси.
• Логістика та транспорт — автоперевезення, кур'єрські служби, складські послуги.
• Креативні індустрії — дизайн, фото- та відеовиробництво, реклама.

Вимоги до засновників з Білорусі та підготовка пакета документів

Для громадян Білорусі ключовим є підтвердження особи та прозорого походження коштів. На практиці це означає наявність закордонного паспорта, дійсної шенгенської візи або карти побиту (якщо вже проживаєте в Польщі), а також документів, які покажуть, що ви не перебуваєте під санкціями і не маєте заборони на підприємницьку діяльність. Банки та нотаріуси можуть додатково запросити підтвердження адреси проживання, ІПН, виписку з банку або довідку про несудимість — все залежить від конкретного кейсу та рівня ризику. Важно заздалегідь перевірити, щоб у документах не було розбіжностей у написанні ПІБ російською, білоруською та латиницею.

• Паспорт — термін дії не менше 6–12 місяців.
• Документи по фірмі — проект статуту, дані про назву та юридичну адресу.
• Структура капіталу — частки учасників, статутний капітал, спосіб оплати.
• Контактні дані — польський телефон та e-mail для держреєстрів.

Підготовка пакета документів починається з чіткого визначення моделі бізнесу: один засновник або кілька партнерів, планується чи участь білоруських або польських директорів, чи потрібна ліцензована діяльність (наприклад, фінансові послуги або транспорт). На цьому етапі рекомендується узгодити шаблони установчих документів, списки засновників і керівників, а також підготувати довіреності, якщо хтось з учасників не може бути присутнім особисто у польського нотаріуса. Усі іноземні документи, як правило, вимагають присяжного перекладу на польську мову, тому варто закласти час і бюджет на послуги tłumacz przysięgły. Грамотна попередня підготовка часто дозволяє провести реєстрацію фірми за один візит до Польщі, без додаткових доопрацювань і затримок.

Покрокова онлайн реєстрація компанії через польські сервіси та електронний підпис

Схема дистанційного оформлення фірми для білорусів будується навколо двох ключових інструментів: польських онлайн-сервісів та кваліфікованого електронного підпису. Спочатку готуються цифрові документи: скани паспорта, підтвердження адреси в Польщі, проект статуту та дані майбутніх учасників. Далі ви обираєте платформу — це може бути eKRS або комерційний сервіс-посередник з російсько/англомовним інтерфейсом, який крок за кроком проводить через анкети та шаблони договорів. Важливо заздалегідь уточнити, які типи електронного підпису сервіс приймає: польський кваліфікований електронний підпис, європідпис на криптокарті або тимчасовий підпис, виданий за відеоперевіркою.

• Реєстраційна платформа: eKRS, ePUAP, комерційні SaaS-рішення для бізнес-реєстрації
• Дані учасників: ПІБ, PESEL або паспорт, адреси, частки в статутному капіталі
• Статут і коди діяльності: стандартний шаблон sp. z o.o. + вибір PKD
• Оплата державного мита: онлайн-платіж (карта/швидкий переказ)
• Підписання пакета: накладення електронного підпису всіма учасниками

Після того як всі форми заповнені, система автоматично генерує комплект заяв, який потрібно підписати в електронному вигляді кожним засновником. Практично всі сучасні сервіси супроводжують цей процес підказками та сповіщеннями про помилки, а також зберігають чернетки. Білорусам варто звернути увагу на опції двомовного інтерфейсу и підтримки нерезидентів, щоб мінімізувати ризик відмови в реєстрації. Завершивши підписання та оплату збору, ви отримуєте електронне підтвердження відправки документів до суду, а після внесення в реєстр — виписку KRS, яку можна використовувати для відкриття банківського рахунку та подальшої податкової реєстрації.

Оподаткування, бухгалтерський облік та обов'язкові звіти для нових компаній іноземців

Після реєстрації бізнесу в Польщі ключове завдання — правильно вибрати систему оподаткування та вибудувати облік так, щоб не порушувати вимоги польського права. Для більшості нових фірм, що відкриваються білорусами, базовим залишається податок на прибуток (CIT) або податок на доходи фізичних осіб (PIT) для одноосібна підприємницька діяльність. Важно одразу визначити, будете ви платником ПДВ: якщо плануєте працювати з компаніями з ЄС, надавати послуги B2B або мати виручку вище встановленого ліміту, реєстрація як VAT-payer стає практично обов'язковою. Основні фіскальні обов'язки включають:

• Своєчасну реєстрацію в податковій та за необхідності в реєстрі платників ПДВ (VAT-R);
• Щомісячну або щоквартальну здачу декларацій по ПДВ та податку на прибуток;
• Ведення бухгалтерських записів відповідно до польських стандартів (KPiR або повні книги);
• Звітність перед ZUS по соціальним та медичним внескам;
• Зберігання первинних документів (рахунків, договорів, актів) у встановлені терміни.

Найчастіше іноземці доручають бухгалтерію аутсорсинговому офісу — це дешевше і безпечніше, ніж утримувати штатного головного бухгалтера, особливо в перші місяці роботи. Кваліфікований бухгалтер допоможе вибрати оптимальну форму обліку (спрощена книга доходів і витрат або повна бухгалтерія), коректно оформити рахунок для закордонних контрагентів і відстежити порогові значення обороту, що впливають на податковий статус. Рекомендується відразу впровадити базові регламенти:

• Стандарти оформлення документів (єдині шаблони договорів та рахунків);
• Календар ключових дат по податках та внесках, інтегрований з вашим планом платежів;
• Політику зберігання та архівування документів, в тому числі в електронному вигляді;
• Порядок внутрішнього контролю оплат, відряджень та касових операцій.

Зробимо висновки

Підсумовуючи, відкриття компанії в Польщі для білоруських підприємців — це реальна та відпрацьована на практиці можливість, що дозволяє легально вести бізнес в ЄС, оптимізувати оподаткування та розширювати ринок збуту.

Ключовими факторами успіху залишаються:
— коректний вибір правової форми та системи оподаткування;
— ретельна підготовка установчих документів;
— дотримання процедур реєстрації та вимог щодо ведення звітності;
— використання професійної юридичної та бухгалтерської підтримки.

Послідовне проходження всіх етапів з опорою на актуальні правові норми дозволяє мінімізувати ризики, прискорити процес реєстрації та з перших місяців вибудовувати діяльність компанії на прозорій та стійкій основі.